Ketahui bagaimana automasi proses perniagaan (BPA) membantu PKS Malaysia menjimatkan 10 jam seminggu dan mengurangkan ralat operasi.
Pernahkah anda berasa seperti 'mengejar api' setiap hari dalam perniagaan anda? Bayangkan senario ini: pesanan pelanggan tercicir hanya kerana seseorang terlupa menyemak grup WhatsApp, atau anda menghabiskan petang Ahad menyemak invois dalam Excel sedangkan anda sepatutnya meluangkan masa bersama keluarga di kedai mamak. Bagi kebanyakan usahawan Bumiputera, pertumbuhan perniagaan sering kali dirasakan seperti menambah lebih banyak beban kerja dan masalah, bukannya kebebasan. Di Malaysia, budaya perniagaan kita sangat bergantung kepada hubungan peribadi dan komunikasi 'lembut' melalui WhatsApp. Namun, bergantung sepenuhnya kepada ingatan dan sembang manual adalah punca mengapa banyak PKS (SME) mencapai tahap mendatar (plateau) dan sukar untuk berkembang lebih jauh. Automasi bukan lagi pilihan mewah untuk syarikat korporat besar di KLCC; ia adalah keperluan mendesak untuk setiap kedai runcit, pengilang di Shah Alam, mahupun agensi perkhidmatan profesional yang ingin kekal relevan dalam era ekonomi digital.
Kebanyakan pemilik perniagaan di Kuala Lumpur atau Pulau Pinang beranggapan bahawa jawapan kepada kesibukan melampau adalah dengan mengambil lebih banyak kakitangan pentadbiran. Namun, tanpa 'Digital Backbone' atau apa yang pakar panggil sebagai Pengurusan Proses Perniagaan (BPM), anda sebenarnya hanya menambah lebih ramai orang ke dalam sistem yang sedia rosak. Ia ibarat sebuah kedai Nasi Kandar yang sangat popular; jika aliran dari stesen nasi ke juruwang tidak disusun dengan betul, menambah lima lagi pelayan hanya akan mewujudkan kesesakan yang lebih besar dan makanan yang sejuk. Automasi pintar memetakan 'resipi' kejayaan perniagaan anda supaya ia berjalan dengan sempurna setiap masa, walaupun anda tidak memantaunya secara langsung. Dengan menyepadukan aliran kerja automatik dengan alatan yang sudah biasa digunakan oleh rakyat Malaysia—seperti menyinkronkan petunjuk (leads) WhatsApp terus ke dalam CRM atau menggunakan RPA untuk menghubungkan perisian perakaunan lama (legacy) dengan platform e-dagang moden—usahawan tempatan boleh bersaing dengan gergasi serantau sambil mengekalkan kos overhed yang rendah.
Memulakan automasi tidak bermakna anda perlu melabur ratusan ribu ringgit dalam satu malam. Langkah pertama adalah dengan melakukan audit terhadap tugasan mingguan anda. Senaraikan setiap tugas yang anda lakukan lebih daripada 5 kali seminggu. Itulah calon pertama anda untuk diautomasi. Proses ini melibatkan pemilihan alatan yang sesuai, seperti n8n atau Zapier, yang boleh menghubungkan aplikasi berbeza tanpa memerlukan kepakaran pengaturcaraan yang mendalam. Fokus kepada 'Three D's': Tugasan yang Dull (membosankan), Dirty (data yang berselerak), atau Dear (mahal/berisiko tinggi jika salah). Sebagai contoh, bagi syarikat logistik, ini mungkin melibatkan notifikasi WhatsApp automatik untuk ketibaan penghantaran. Bagi firma perkhidmatan profesional, ia mungkin melibatkan penjadualan janji temu automatik dan kutipan deposit. Kemenangan kecil (small wins) ini akan membina keyakinan pasukan anda untuk menerima transformasi digital yang lebih besar.
Automasi bukan tentang menggantikan manusia; ia tentang menggantikan tugasan berulang yang bernilai rendah (low-value tasks). Apabila kakitangan anda dibebaskan daripada kerja memasukkan data secara manual, mereka boleh fokus kepada jualan atau khidmat pelanggan yang membawa lebih banyak RM kepada syarikat.
Untuk memastikan automasi anda berjaya dan memberikan pulangan pelaburan (ROI) yang nyata, anda perlu mengikuti empat peringkat utama: 1. **Define (Takrif):** Tuliskan dengan tepat bagaimana sesuatu tugasan dilakukan sekarang. Jangan tinggalkan sebarang langkah, walaupun sekecil menekan butang 'save'. 2. **Model (Model):** Cari punca kesesakan (bottlenecks). Mengapa kelulusan invois selalunya tersangkut di meja Pengurus? Adakah langkah ini benar-benar perlu atau boleh diringkaskan? 3. **Execute (Laksana):** Di sinilah perisian mengambil alih bahagian yang membosankan. Gunakan alat automasi untuk memindahkan data atau menghantar emel secara automatik. 4. **Monitor (Pantau):** Semak data untuk melihat sama ada anda benar-benar menjimatkan masa dan wang. Jika proses tersebut masih perlahan, buat pelarasan segera. Sebuah firma pembuatan di Shah Alam menggunakan peringkat ini untuk menyedari bahawa 60% daripada emel 'segera' mereka hanyalah kemas kini status dalaman yang sebenarnya boleh dikendalikan oleh papan pemuka (dashboard) automatik yang ringkas.
Pengurusan Proses Perniagaan (BPM) adalah disiplin yang lebih luas untuk memastikan seluruh organisasi anda cekap. Lima langkah utamanya termasuk: - **Reka Bentuk (Design):** Mengenal pasti proses sedia ada dan mereka bentuk proses baharu yang lebih baik. - **Pemodelan (Modeling):** Melihat bagaimana proses baharu berfungsi dalam pelbagai senario 'bagaimana jika'. - **Pelaksanaan (Execution):** Melaksanakan proses tersebut, sama ada secara manual atau dengan bantuan teknologi. - **Pemantauan (Monitoring):** Mengesan proses secara masa nyata untuk melihat prestasinya. - **Pengoptimuman (Optimization):** Mengambil maklum balas daripada pemantauan untuk terus menambah baik proses tersebut. Langkah-langkah ini memastikan pematuhan proses (process compliance). Ini bukan sekadar untuk tujuan audit, tetapi cara anda memastikan setiap pelanggan mendapat pengalaman berkualiti tinggi yang sama, setiap kali mereka berurusan dengan jenama anda.
Memahami jenis automasi membantu anda memilih teknologi yang betul untuk masalah yang betul: 1. **Automasi Asas (Basic Automation):** Tugasan mudah seperti memindahkan fail atau menggunakan auto-responder emel. 2. **Automasi Proses (Process Automation):** Menguruskan proses perniagaan yang lebih kompleks untuk konsistensi dan ketelusan, selalunya melibatkan pelbagai aplikasi. 3. **Automasi Robotik (RPA):** Menggunakan 'robot digital' untuk meniru tindakan manusia pada komputer, seperti menyalin data dari Shopee Seller Center ke perisian akaun seperti SQL atau AutoCount. 4. **Automasi Pintar (AI Automation):** Menggunakan kecerdasan buatan untuk membuat keputusan, seperti menganalisis sentimen pelanggan dalam mesej WhatsApp atau meramalkan stok inventori. Satu pemborong perkakasan di Johor Bahru menjimatkan RM12,000 sebulan dalam kos buruh dengan menggunakan RPA untuk menyesuaikan penyata bank pembekal secara automatik. Kakitangan mereka tidak kehilangan kerja; sebaliknya mereka beralih ke peranan jualan yang lebih produktif.
Kecekapan adalah bentuk kemampanan (sustainability) yang paling utama. Apabila anda mengautomasikan aliran kerja, anda mengurangkan pembaziran kertas dan tenaga elektrik, menjadikan perniagaan anda calon utama untuk geran digital MDEC atau pinjaman SME berfokuskan ESG.
Dalam konteks Wawasan Kemakmuran Bersama dan transformasi digital negara, automasi bukan sekadar tentang keuntungan peribadi. Ia adalah tentang membina perniagaan yang mampan yang boleh menyumbang kepada ekonomi komuniti dan negara. Dengan sokongan daripada agensi seperti MARA, PUNB, dan TEKUN, usahawan Bumiputera kini mempunyai akses kepada sumber yang lebih baik untuk memulakan perjalanan ini. Jangan biarkan ketakutan terhadap teknologi menghalang kemajuan anda. Mulakan dengan satu proses kecil hari ini. Bina 'digital moat' anda sekarang supaya perniagaan anda bukan sahaja bertahan, tetapi berkembang pesat dalam persaingan global yang semakin sengit. Masa depan perniagaan anda terletak pada sistem yang anda bina hari ini.
Adakah anda bersedia untuk menuntut semula 10 jam seminggu anda dan meningkatkan keuntungan dengan automasi pintar?
Rasa berguna? Kongsikan dengan rangkaian anda.